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Todo el mundo tiene tiempo, pero es uno de los recursos más escasos del mundo. El dinero va y viene en un abrir y cerrar de ojos, pero el tiempo es la esencia de la vida. Puede buscar más ingresos u obtener otro trato; sin embargo, el número de horas del día permanece constante. Un buen número de empresarios terminan perdiendo su precioso tiempo en actividades que no añaden valor a su negocio en lugar de construir una empresa de miles de millones de dólares.
Experimenté esto de primera mano. Al iniciar mi negocio, acepté responder correos electrónicos, realizar trabajos administrativos y evaluar opciones no beneficiosas que no contribuían al desarrollo. Darme cuenta del tiempo como un recurso crítico me llevó a concentrarme en establecer sistemas y procedimientos que me ayudarían a recuperar mi tiempo y construir un negocio exitoso.
1. Recuperar tu tiempo comienza con formar el equipo adecuado
El bien más preciado que posee es el tiempo y nunca podrá recuperarlo una vez que lo pierda. Si lo inviertes en áreas que no son fundamentales para el negocio, en cosas que no requieren el conjunto de habilidades únicas del propietario, empresario o director ejecutivo, entonces estás disipando aquello en lo que debes centrarte para crear apalancamiento. Aquí es donde el equipo correcto entra en juego.
La clave aquí, por supuesto, es identificar personas que no sólo puedan funcionar como fuertes contrapartes de su propio conjunto de habilidades, sino que también estén dispuestas y sean capaces de asumir plena responsabilidad por ciertos aspectos de su negocio. No es necesario controlar todas las variables. Una vez que tienes un equipo que está completamente sincronizado, entonces la atención no se centra tanto en estar en el negocio pero en trabajar en el negocio.
Por ejemplo, si pasa la mayor parte de su tiempo atendiendo las quejas de los clientes, entonces debe dejar que alguien con buenas habilidades de comunicación atienda a los clientes. Haga que otra persona lo releve de la contabilidad, las redes sociales y las tareas diarias. Cuando cuentas con las personas adecuadas, ya no eres el “cuello de botella” del negocio. Eres el capitán del barco, no el reparador que está ocupado reparando los agujeros del barco.
Información procesable: Enumere tres actividades que consumen su tiempo pero que no son productivas para lograr los objetivos de su empresa. Delegarlos a un miembro más capaz del equipo o subcontratar a alguien que pueda gestionarlos. Recupera esas horas y dedícalas a la estrategia, a la visión o incluso a dormir porque una mente cansada es una mente débil.
2. Los sistemas y procesos son la columna vertebral del escalamiento
Si bien el equipo es una base sólida, aquí es donde procesos y sistemas entrar, para que el equipo pueda trabajar eficientemente. Un negocio sin procesos es un barco sin rumbo que navega en el mar sin brújula y nunca llegará a la orilla. Considere esto: si está estancado respondiendo las mismas preguntas, solucionando los mismos problemas o apagando incendios, su empresa carece de los procesos para funcionar sin usted. Cuanto más estandarices, más podrás crecer sin complicarte la vida y la de tu negocio.
Automatización puede ser de gran ayuda en este caso. Las tareas que le roban tiempo pueden ser repetitivas y pueden ser manejadas fácilmente por la tecnología. Independientemente de si se trata de un proceso de incorporación de clientes, gestión de clientes potenciales o atención de consultas de los clientes, contar con dichos sistemas le ahorra más tiempo para tareas más importantes.
Información procesable: En primer lugar, mapea cada uno de los procesos dentro de tu negocio y anótalos. ¿Dónde podrías aplicar la automatización o dónde podrías reducir el número de repeticiones? Algunos ejemplos de ellos son las aplicaciones de gestión de proyectos, las respuestas automáticas para correos electrónicos y los programas de gestión de relaciones con los clientes (CRM).
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3. La tarea de 10 dólares frente a la visión de mil millones de dólares
Desafortunadamente, lo peor que le puede pasar a un emprendedor es perderse en los detalles. Usted decide: “Yo mismo puedo hacer esto más rápido”, y aunque ese podría ser el caso en el corto plazo, es una actitud perjudicial. Sentarse frente a la computadora durante una hora corrigiendo un problema en un sitio web, escribiendo datos u organizando archivos parece productivo, pero no contribuye a la meta de mil millones de dólares del negocio.
¿Cuál es el costo de realizar estas tareas usted mismo? No es sólo el factor tiempo sino el valor del tiempo perdido en otros procesos que valen la pena. Cada hora que pasas en tareas de $ 10 Es una hora en la que no estás planificando, regateando un trato o explorando nuevos mercados.
Para duplicar, triplicar, cuadriplicar o incluso más su impacto de manera efectiva, debe concentrarse en las actividades que generan los retornos más significativos. Aquí es donde se encuentran el tiempo y el dinero. Pero al hacerlo, liberas tiempo para el panorama general, y ahí es donde tiene lugar el efecto exponencial.
Información procesable: Debe decidir qué tareas son apropiadas para usted como líder de la empresa y qué tareas deben reservarse para otros. Si es un trabajo de $10, entonces debería ser delegado. Si se trata de una tarea del tipo de 10.000 dólares (por ejemplo, crear nuevas asociaciones estratégicas o diversificar su línea de productos), entonces ahí es donde debe estar su atención.
4. Implementar la regla del 10-80-10
Una idea con la que me he topado y que me ha sido de gran ayuda es la regla 10-80-10. Así es como funciona: como propietario de un negocio, usted necesita hacer sólo el 10% de un proyecto, es decir, definir la dirección, la visión y los objetivos. Luego, transfiera el 80% restante del trabajo a su equipo: la etapa de implementación. Por último, pero no menos importante, usted participa con el 10% final para editar y hacer comentarios. Seguir esta regla significa que usted es parte del proceso de toma de decisiones y controla la visión creativa, pero no microgestiona el proceso. Significa que su equipo hace la mayor parte del trabajo mientras usted es quien toma las decisiones importantes.
Información procesable: Utilice la regla 10-80-10 para el próximo proyecto en el que esté trabajando. Es aconsejable establecer objetivos y dejar que su equipo llegue a los detalles de cómo se lograrán y luego criticar.
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5. Los sistemas crean libertad, no restricciones
Muchos propietarios de empresas evitan los procesos y sistemas porque creen que sofocan la creatividad. Pero la realidad es que tener sistemas en su lugar conduce a la libertad. Cuando su negocio no requiere que usted controle cada aspecto del mismo, tiene la oportunidad de innovar, pasar tiempo con su equipo y elaborar estrategias para el próximo gran paso adelante.
Información procesable: Crear estructuras con los objetivos de la libertad en mente. Automatiza lo repetitivo. Documente lo esencial. Delega el resto. De esta forma recuperarás horas e incluso días para trabajar en lo importante, que es el futuro de tu negocio.
Siempre puedes ganar más dinero, pero no puedes recuperar tiempo una vez que se te ha acabado. La clave, entonces, es contar con las personas adecuadas, buenos procesos y concentrarse en el trabajo que realmente importa. Recupere sus horas del trabajo desperdiciado y dediquelas a construir su sueño. Tienes tiempo, úsalo correctamente.
