A pesar de su pequeño tamaño, Estonia cuenta con algunas de las empresas emergentes de tecnología más conocidas del mundo. Durante más de dos décadas, la plataforma local Skype fue sinónimo de videollamadas. Hoy, Wise es un importante actor en el ámbito de los pagos digitales en todo el mundo y una de las diez empresas emergentes de tecnología financiera de más rápido crecimiento en 2023 según Revista Fintech.
Sin embargo, el pequeño país sólo cuenta con unas 149.000 empresas, muchas de las cuales son mucho menos expertas en tecnología. La directora del Equipo de Economía en Tiempo Real del Ministerio de Asuntos Económicos y Comunicaciones de Estonia, Viktoria Bõstrjak-Butorina, comparte con GovInsider que el 99,8 por ciento de las empresas estonias son pequeñas y medianas empresas (PYME), y el 99 por ciento de ellas tienen menos de 10 empleados.
“Las pequeñas empresas no tienen muchos recursos financieros para invertir en sistemas informáticos. Algunas de ellas todavía realizan sus negocios en papel o en diferentes hojas de Excel esparcidas por todas partes”, afirma. Esto supone una pérdida de tiempo, recursos y dinero para los empresarios, que tienen que realizar un seguimiento manual de todas sus transacciones en una variedad de sistemas.
Como resultado, la economía de Estonia es mucho menos digital de lo que se podría imaginar: muchos aún dependen de facturas en papel o en formato PDF, por ejemplo. Aunque casi el 100 por ciento de los servicios que se prestan a los ciudadanos en el país europeo son digitales, el panorama es marcadamente diferente para las empresas.
Por eso su equipo está trabajando arduamente para desarrollar una nueva visión para la economía digital de Estonia: la economía en tiempo real, donde todos los procesos rutinarios se ejecutan automáticamente en segundo plano y las empresas pueden intercambiar información con datos estructurados y legibles por máquina.
Operaciones rutinarias, al fondo
La economía en tiempo real se refiere a un ecosistema digital donde todas las transacciones ocurren en tiempo real en segundo plano, comparte Bõstrjak-Butorina, lo que libera a los empresarios para que se concentren en sus actividades comerciales principales.
Por ejemplo, el equipo de economía en tiempo real ha introducido un sistema de facturación electrónica que elimina la necesidad de que las empresas se envíen facturas por correo electrónico. En su lugar, las empresas que se han sumado al sistema de facturación electrónica común pueden enviar y recibir facturas electrónicas de forma automática. Además de las facturas electrónicas, otras soluciones incluyen recibos electrónicos y notas de envío electrónicas.
Los mismos datos pueden llegar a las autoridades fiscales de forma automática, lo que reduce la carga administrativa que deben soportar las empresas para presentar sus declaraciones fiscales y aumenta la transparencia entre las empresas y los gobiernos, explica.
A Estudio de 2020 Se descubrió que el cambio a la economía en tiempo real ahorraría más de 14 millones de horas de trabajo a los estonios y le permitiría al gobierno ahorrar hasta 200 millones de euros al año, además de reducir las emisiones de gases de efecto invernadero en más de 28 mil toneladas al año.
Para que esto sea posible, las empresas necesitan una capa de intercambio de datos automatizada y formatos de datos comunes y estandarizados. En este sentido, el sector público de Estonia está dando un paso adelante para marcar la dirección.
Informes basados en datos
La agencia está trabajando en una iniciativa para revisar y simplificar la presentación de informes de datos empresariales, así como para eliminar campos innecesarios. Explica que, en total, los empresarios de Estonia deben presentar actualmente más de 400 informes, algunos mensuales y otros anuales.
Por este motivo, el equipo ha creado un grupo directivo interinstitucional integrado por 20 agencias para desarrollar una taxonomía de datos unificada, de modo que todos los informes estén basados en datos y estandarizados. El grupo está colaborando con el sector privado para garantizar que la nueva taxonomía sea adecuada para las empresas y los proveedores de software de contabilidad.
Para simplificar la presentación de informes, el equipo presentó previamente una iniciativa denominada “Reporting 3.0”, en colaboración con la Dirección de Impuestos y Aduanas de Estonia, la Oficina de Estadística de Estonia y el Banco de Estonia. Antes del programa, las empresas tenían que completar más de 400 campos al presentar informes sobre su plantilla.
“¿Es realmente necesario que pidamos toda esta información?”, se pregunta. Gracias a la remodelación, que ya se ha completado, han logrado reducir los campos a solo 32.
Sistemas que se comunican entre sí
Al estandarizar formatos de datos comunes, como facturas, recibos, pedidos y recibos, las distintas partes interesadas pueden integrar sistemas y crear colectivamente mejores datos, comparte.
La agencia está apoyando la integración mediante la construcción de una infraestructura común y reglas técnicas que los desarrolladores de tecnología, las empresas y los proveedores del sector privado pueden utilizar para integrarse mejor entre sí.
En primer lugar, esto ayudará a las empresas a recopilar datos más rápidamente al presentar informes: algunas empresas tardan entre dos y tres semanas en reunir todos los datos necesarios para presentarlos, explica. Armonizar los estándares de datos en una plataforma común puede simplificar este proceso.
Además, esto facilita que las empresas compartan datos entre sí. Cuando las empresas utilizan los mismos estándares, pueden aprovechar las API y los protocolos de intercambio para intercambiar datos, crear espacios de datos comunes y crear servicios adicionales a partir de datos compartidos. El país es bien conocido por su plataforma de intercambio de datosX-Tee, que permite a las organizaciones compartir datos de forma segura entre sí.
GovInsider informó anteriormente sobre cómo organizaciones están utilizando tecnologías que mejoran la privacidad para compartir datos y crear nuevos servicios.
Proporcionar servicios de valor añadido
Por último, la economía en tiempo real permitirá que los actores gubernamentales y del sector privado proporcionen servicios adicionales de valor añadido.
En la actualidad, aproximadamente el 10 por ciento de las empresas ya utilizan el sistema de facturación electrónica. Ahora, la agencia está desarrollando un Índice de Viabilidad Empresarial (IVE), que las empresas pueden utilizar para comparar su desempeño con el de otras empresas similares y entender cómo les va financieramente.
El índice también podría incorporar herramientas de IA para brindar recomendaciones; después de todo, buenos datos significan mejor IA, señala.
Actualmente, el sistema de facturación electrónica es más popular entre las empresas más grandes, que tienen que presentar más informes. El equipo espera que el acceso a estos servicios adicionales motive a las empresas más pequeñas a sumarse a esta infraestructura común.
También se están organizando seminarios web, capacitaciones y talleres para crear conciencia sobre la iniciativa de economía en tiempo real entre las empresas estonias.
De cara al futuro, el equipo también pretende introducir un portal digital al que los empresarios puedan acceder para ver todos los servicios relevantes para ellos y sus obligaciones, así como una herramienta de informes de sostenibilidad, comparte.
Para leer más sobre la cobertura de GovInsider sobre el desarrollo digital de Estonia, haga clic en aquí.
