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A medida que las regulaciones gubernamentales y los estándares de la industria se vuelven cada vez más estrictos, muchas empresas, en particular las de servicios profesionales, se ven presionadas a garantizar que operan de manera legal y conforme a las normas. El incumplimiento de estas regulaciones y requisitos puede tener graves consecuencias para la empresa, incluidas fuertes multas, percepción pública negativaacciones legales y perturbaciones del negocio.
Históricamente, el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos eran un proceso manual en el que los equipos realizaban un seguimiento meticuloso, actualizaban y verificaban las métricas y los estándares de cumplimiento normativo. Lamentablemente, el margen de error humano es enorme y podría dejar a la empresa expuesta a un riesgo significativo. La solución está en los sistemas de automatización del flujo de trabajo. Al aprovechar los sistemas automatizados para realizar un seguimiento, supervisar y completar las tareas normativas y de cumplimiento normativo, las empresas pueden mejorar su capacidad para cumplir con los estándares actuales.
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1. Estandarización de procesos
Los procesos manuales son una de las principales causas de incumplimiento normativo y de la industria. Esto es especialmente cierto para las empresas que tienen numerosos empleados que realizan diferentes tareas de formas ligeramente diferentes. Implementar un proceso de flujo de trabajo automatizado Refuerza la coherencia y la uniformidad mediante la estandarización de los procesos en toda la organización. Al realizarse cada tarea dentro de los límites de los sistemas de flujo de trabajo, la empresa tiene más control sobre los miembros del equipo que pueden tomar atajos o desviarse del proceso de quejas.
2. Reducción del error humano
En muchos casos, las infracciones de cumplimiento normativo no son intencionales ni maliciosas. Incluso los empleados más diligentes pueden cometer errores de vez en cuando. Desafortunadamente, cuando se trata de cumplimiento normativo, incluso los errores pequeños e inocentes pueden tener consecuencias descomunales, como multas elevadas o acciones legales. La automatización puede reducir el riesgo de error humano al hacerse cargo Tareas rutinarias y repetitivascomo la entrada de datos, que son propensas a errores manuales.
3. Actualizaciones y alertas regulatorias
Los requisitos reglamentarios cambian constantemente. Casi dos tercios de los propietarios de empresas Las empresas reconocen que les cuesta mantenerse al día con las normativas de cumplimiento. Puede resultar complicado realizar un seguimiento e implementar estos cambios, lo que deja a la organización fuera de las normas. Los sistemas de automatización de flujos de trabajo específicos de la industria se pueden programar para integrar automáticamente las actualizaciones normativas a medida que estén disponibles. Por ejemplo, las empresas de contabilidad fiscal suelen utilizar software que se actualiza con los últimos formularios disponibles del IRS.
Estas herramientas también pueden proporcionar un seguimiento en tiempo real del potencial Problemas de cumplimiento y proporcionar alertas del sistema. Esto permite abordar los problemas de cumplimiento antes de que se conviertan en un problema mayor, evitando en última instancia una multa u otra consecuencia.
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4. Protección de auditoría
Las empresas altamente reguladas suelen tener que mantener un sólido repositorio de documentos importantes, como permisos, registros financieros, contratos de empleo, presentaciones ante organismos reguladores y otros acuerdos legales. La mala gestión de estos documentos importantes puede tener graves consecuencias si se pierden o no se puede acceder a ellos durante una auditoría.
Los sistemas de flujo de trabajo automatizados pueden agilizar Gestión de documentos organizando, registrando y archivando todos los documentos necesarios de manera sistemática. Lo mejor es que se pueden hacer copias de seguridad de los documentos digitales y no corren el riesgo de perderlos permanentemente en caso de inundación o incendio.
5. Informes de cumplimiento
En muchos casos, las empresas deben presentar o publicar documentación a las agencias reguladoras o al público. Este puede ser un proceso que consume mucho tiempo. Además de almacenar documentos importantes, las herramientas de flujo de trabajo automatizado también pueden aprovechar los datos del sistema para ayudar a generar estos informes en lugar de completarlos manualmente. Esto puede reducir el riesgo de que se presenten informes inexactos o incompletos a las agencias reguladoras.
6. Cumplimiento de la seguridad de los datos
Una de las áreas de cumplimiento de más rápido crecimiento es la seguridad de los datos, especialmente con el avance de herramientas como inteligencia artificialNumerosos gobiernos y agencias de todo el mundo han desarrollado normas y requisitos sobre cómo se debe almacenar y manejar la información confidencial y privada, en particular regulaciones como el RGPD y la HIPAA. Los procesos manuales y el manejo humano pueden exponer los datos a accesos no autorizados o infracciones, lo que da lugar a violaciones de cumplimiento.
La mayoría de las plataformas de flujo de trabajo automatizado vienen equipadas con las últimas funciones de seguridad integradas, como cifrado, autenticación de usuarios y controles de acceso, para ayudar a proteger datos confidenciales y cumplir con las regulaciones de protección de datos.
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Los sistemas de automatización del flujo de trabajo están transformando la forma en que las empresas gestionan el riesgo y el cumplimiento normativo. La desventaja es que los gobiernos y los reguladores comprenden el poder de estos sistemas, lo que puede fomentar regulaciones complejas adicionales en el futuro. Es fundamental que las organizaciones comiencen a implementar estos sistemas para poder mantenerse a la vanguardia de esta tendencia. A medida que las regulaciones continúan evolucionando, Aprovechar la automatización será la clave para proteger su negocio contra cualquier riesgo regulatorio o de cumplimiento.
