Cómo transformé mi negocio al dejar de lado tareas de bajo valor

En la vida de todo empresario siempre hay un momento en el que miras el reloj y la lista de tareas por hacer y te preguntas dónde se ha ido el tiempo. Tuve el mío cuando estaba completamente absorto en clasificar mis correos electrónicos, organizar mi calendario y responder las consultas de los clientes. Era imperativo seguir siendo productivo, pero estas tareasaunque cruciales, no marcaban ninguna diferencia en mi negocio. Estaba haciendo lo mejor que podía, pero no lograba los resultados que había anticipado. Estaba en un ciclo constante de movimientos de baja intensidad y los sentimientos de agravamiento eran evidentes.

Entonces me di cuenta: me estaba perdiendo en los detalles de tareas de 10 dólares cuando podría haber estado haciendo crecer un negocio de 10 millones de dólares.

Relacionado: Para subir de nivel, deberás dar un paso atrás

La trampa de las tareas de bajo valor

En primer lugar, como propietarios de empresas, tendemos a asumir todo el trabajo nosotros mismos porque nadie conoce nuestro negocio mejor que nosotros. Es natural; después de todo, el negocio es nuestro bebé. Pero aquí está la dura verdad: es importante considerar que el hecho de que uno pueda hacer algo no significa necesariamente que deba hacerlo. Cada dólar gastado en un proyecto de 10 dólares significa un dólar no invertido en una idea de 10 millones de dólares.

Me refiero a aquellas actividades mundanas, no estratégicas, que podría realizar cualquier empleado de la empresa, pero que las hacemos nosotros mismos porque nos hacen creer que somos productivos. Pero ¿qué se está logrando realmente? Ni los grandes, ni las prioridades, ni los planes que podrían cambiar todo el rumbo de tu empresa. Parece que sólo mantenemos el status quo sin ningún tipo de progresión.

1. Delegar el trabajo pesado

La primera acción que tomé fue delegar las actividades eso había estado consumiendo la mayor parte de mi tiempo. Responder correos electrónicos, programar mis citas y abordar algunas de las consultas relacionadas con el servicio al cliente eran cosas que podían delegarse fácilmente a otra persona y probablemente otra persona las podía hacer mucho mejor.

En primer lugar, considere cuánto vale su tiempo. Si está dispuesto a pagar 100 dólares por una hora de su tiempo, ¿por qué invertirlo en actividades que pueda delegar a otros por 10 o 20 dólares la hora? Es importante señalar que delegar no es señal de pereza; en cambio, se trata de hacer lo máximo posible. Esto se debe a que la delegación le permite dejar de lado tareas triviales y, en cambio, centrarse en cuestiones comerciales centrales, ventas y mejoras.

2. Automatiza lo mundano

La automatización es otro punto de inflexión. Con el avance de la tecnología, existen numerosas herramientas disponibles que pueden ayudar a reducir la carga de trabajo de tareas mundanas. Por ejemplo, la programación de citas se puede realizar mediante un software de programación y no es necesario perder tiempo estableciendo fechas.

Cuando comencé a automatizar mi programación, pude ahorrar horas cada semana por mi cuenta. Es hora de que pueda volver a dedicarme a las oportunidades de crecimiento, cosas que realmente hacen crecer el negocio. No se trata sólo de tiempo; se trata de la capacidad de evitar perderse en los detalles y tener que pensar en ellos todo el tiempo mientras se toman decisiones estratégicas.

3. Subcontrate la charla

El servicio al cliente es el alma de cualquier negocio, pero no es necesario que usted lo haga solo. La decisión más efectiva que tomé fue subcontratar el servicio al cliente. Pude contratar un equipo de personas que podían atender y responder consultas, resolver problemas y ayudar en general, mientras me concentraba en expandir el negocio.

El objetivo aquí es establecer credibilidad. Debes tener confianza en tu equipo o servicio subcontratado para transmitir tu marca de la misma manera que lo harías. Una vez que se genera esa confianza, subcontratar el servicio al cliente es una obviedad. Le permite concentrarse en hacer negocios con clientes importantes, negociar contratos y establecerse en el mercado.

Relacionado: Siete formas de hacer que la subcontratación sea un éxito una y otra vez

4. Optimice la creatividad

Creación de contenido es otra área que deja estancados a muchos emprendedores. Sí, es importante, pero no sirve de nada dedicar varias horas a diseñar gráficos o escribir publicaciones de blog. Entiendo que puedo escribir posts, pero soy más efectivo si decido qué se debe publicar, cuándo y qué tipo de mensaje se debe transmitir, mientras los profesionales hacen el trabajo.

Ya sea que contrate a un redactor de contenido o un diseñador gráfico o utilice herramientas de creación de contenido, esta optimización le brinda tiempo para concentrarse en planificación estratégica. Le permite ser constantemente visible en su mercado objetivo sin comprometer la capacidad de gestionar los asuntos de la empresa.

5. Capacita a tu equipo

La microgestión es una gran pérdida de tiempo en la que muchos propietarios de empresas quedan atrapados sin siquiera darse cuenta. Yo también fui culpable de esto. Esto me hizo pensar que si no participaba en la toma de cada decisión, las cosas irían mal. Pero la realidad es que al ser demasiado controlador, estaba frenando a los miembros de mi equipo y no estaba aprovechando mi propio tiempo.

Delegar la toma de decisiones a su equipo no sólo ahorra tiempo sino que también fomenta la propiedad entre los miembros. Su equipo hará un esfuerzo adicional, pensará de manera innovadora y alcanzará los objetivos cuando confíen en ellos. También crea una oportunidad para observar la perspectiva más amplia de una empresa y comprender que los detalles se están manejando bien.

6. Automatizar los flujos de trabajo

En lugar de centrarse en tareas individuales, considere su proceso de trabajo general. ¿Qué tareas operativas se pueden digitalizar? ¿Qué medidas puedes tomar para garantizar que las cosas se gestionen correctamente sin tu intervención? El automatización del flujo de trabajo es una gran herramienta para mejorar la productividad.

Por ejemplo, puedes automatizar la creación de facturas, el seguimiento de correos electrónicos y la configuración de tareas diarias, lo que te ayuda a ahorrar tiempo cada semana. Cuanto más minimice el tiempo necesario para realizar estos procesos manualmente, más tiempo estará disponible para el crecimiento y desarrollo del negocio.

7. Prioriza los grandes movimientos

En última instancia, todo se reduce a centrarse en las actividades que serán más valiosas para su negocio. Esto significa no poder ponerse de acuerdo para trabajar en actividades que no cumplan los objetivos y estar dispuesto a trabajar en aquellas que sí lo hagan. Para mí, esto significó centrarse en la planificación, establecer relaciones y buscar fuentes de ingresos adicionales.

Como fundador, es posible que se encuentre absorto en las operaciones comerciales habitualespero si desea hacer crecer el negocio, debe trabajar en las actividades adecuadas que generen altos rendimientos. Esto podría ser cualquier cosa, desde crear nuevos productos hasta aventurarse en nuevos mercados o mejorar las operaciones existentes para obtener una mayor rentabilidad.

Relacionado: Tres grandes pérdidas de tiempo para los líderes y cómo superarlas

la transformacion

Después de implementar estos cambios, delegar, automatizar, subcontratar y empoderar a mi equipo, mi negocio cambió drásticamente. Los ingresos empezaron a aumentar, pude firmar contratos más importantes y, lo más importante, tuve tiempo para reflexionar sobre el desarrollo de mi negocio.

La transición no fue fácil. Implicaba permitir que otros asumieran determinadas tareas. Sin embargo, el resultado valió la pena. Al concentrarse en que era importantePude crear una empresa que no sólo era rentable sino también sostenible.