En muchas empresas, la recepcionista es la primera persona que conoce el cliente. Por eso el recepcionista debe ser de primera en atención al cliente. Pero eso no es todo. Además de ser hábil en el servicio al cliente, el recepcionista también debe poder realizar múltiples tareas manteniendo la calma y la concentración. Por ejemplo, la recepcionista puede estar ocupada trabajando con la computadora, programando citas para el personal de ventas, contestando teléfonos y saludando a los clientes.
Encontrar a la persona adecuada para el puesto de recepcionista es fundamental. Le proporcionaremos la información necesaria sobre cómo contratar una recepcionista, asegurándonos de que tome las medidas adecuadas para seleccionar la opción perfecta para su negocio.
Elaboración de la descripción del puesto de recepcionista perfecta
Mientras escribe la descripción del trabajo, mencione todas las tareas que se espera que realice la recepcionista.
Por ejemplo, el descripción del puesto de recepcionista podría describir responsabilidades como saludar a los visitantes, responder llamadas telefónicas, administrar correos electrónicos, programar citas y realizar diversas tareas administrativas.
Dependiendo de las necesidades específicas de su empresa para el trabajo de recepcionista, es posible que desee incluir responsabilidades adicionales como administrar suministros de oficina, organizar viajes para empleados o ayudar con la entrada de datos básicos.
La capacidad de adaptarse a medida que cambian las responsabilidades es importante. La recepcionista también debe poder realizar múltiples tareas a la vez, como contestar el teléfono mientras realiza tareas administrativas.
Contratar a una gran recepcionista
Para identificar a un recepcionista excepcional, busque rasgos clave como habilidades de comunicación sobresalientes, profesionalismo, comportamiento amigable y acogedor, organización sólida, capacidad para realizar múltiples tareas y atención meticulosa a los detalles.
Una persona que tenga habilidades superiores al promedio en estas áreas será un excelente representante como imagen del negocio. La recepcionista puede tener un gran impacto en el cliente y las relaciones con los clientes y agregar un gran valor a la empresa.
Dónde contratar una recepcionista
Puede encontrar excelentes candidatos a recepcionista a través de varios canales, incluso en línea. plataformas de trabajo como Indeed y LinkedIn. También puede comunicarse a través de plataformas de redes sociales, incluidas las alojadas por su empresa. Si buscas ser creativo, puedes explorar formas inusuales de promover una oferta de trabajo.
Su empresa puede participar en eventos de networking como ferias de empleo. Además, colaborar con agencias de contratación que se centran en puestos administrativos es una forma eficaz de descubrir recepcionistas potenciales, ya que muchas empresas utilizan estos servicios.
Al publicar una oferta de trabajo en línea, es fundamental priorizar el SEO. Sin un SEO eficaz, es posible que los candidatos potenciales no puedan descubrir su publicación. Esto es especialmente importante al considerar cómo contratar a una recepcionista.
Cómo contratar una recepcionista: paso a paso
Ahora está listo para crear un puesto de trabajo para recepcionista.
Elaboración de ofertas de trabajo eficaces para encontrar una recepcionista
Antes de publicar un trabajo, lea lo que ha descrito. Si es posible, permita que otros lean la publicación de trabajo que ha desarrollado y agreguen comentarios. Es importante elaborar ofertas de trabajo claras y detalladas que destaquen las responsabilidades, calificaciones y expectativas del puesto.
Utilice un lenguaje inclusivo y enfatice la cultura de la empresa.
Promoción de la inclusión en el proceso de contratación
Fomente un grupo diverso de solicitantes promoviendo la inclusión en sus ofertas de trabajo y durante el proceso de contratación. Para ello, debe utilizar un lenguaje no discriminatorio y publicar en diversas bolsas de trabajo.
Asegúrese de que sus criterios de selección sean justos y no discriminatorios para su puesto de recepcionista.
Reconocer y valorar las certificaciones
Dependiendo de la industria, las certificaciones como Profesional Administrativo Certificado (CAP) o Recepcionista Certificado (CR) pueden ser valiosas para los trabajos de recepcionista.
Mencione estas certificaciones en su oferta de trabajo si las prefiere o las requiere.
Evaluación y entrevistas: asegurarse de contratar a una recepcionista que se adapte a sus necesidades
Evalúe a los candidatos revisando sus currículums, cartas de presentación y calificaciones. Durante esta fase, también puede considerar enviar un carta de rechazo de entrevista a aquellos aspirantes que no fueron seleccionados.
Realizar entrevistas para evaluar sus habilidades y habilidades interpersonales y que encajen con la cultura de su empresa.
Además de las preguntas básicas, haga preguntas relevantes para el trabajo diario. Por ejemplo, ¿cómo manejaría la recepcionista las cosas si un cliente llegara a una cita con un representante de ventas, pero el representante llegara tarde? ¿Cómo manejaría la recepcionista a un cliente enojado?
Las señales de alerta incluyen lagunas significativas en un currículum, que indican períodos de desempleo, así como una falta de brechas laborales acompañadas de un patrón de mantener múltiples trabajos por períodos breves.
Durante la entrevista, trate de tener una idea de la personalidad del candidato y de su potencial para convertirse en un empleado valioso de la empresa.
Además de las preguntas básicas, podría considerar implementar algunas prácticas para reducir el sesgo de contratación.
Tomar la decisión final: qué considerar antes de contratar a una recepcionista
Verifique toda la información proporcionada en un currículum y referencias de contacto para verificar el empleo. También puede realizar una verificación de antecedentes y un examen de detección de drogas. Al hacer su selección final, considere la pregunta: “¿Debería contratar a un familiar?“
| Calidad | Descripción | Cómo evaluar | Por qué es importante |
|---|---|---|---|
| Habilidades de comunicación | Capacidad para comunicarse de forma clara y eficaz. | Realizar una entrevista; pedir ejemplos de experiencias de comunicación pasadas | Primer punto de contacto; representa el negocio |
| Profesionalismo | Mantiene una conducta y apariencia profesional. | Observar las interacciones con el personal y durante la entrevista. | Marca el tono del entorno empresarial |
| Capacidad multitarea | Puede manejar múltiples tareas al mismo tiempo | Pregunte sobre experiencias anteriores haciendo malabarismos con múltiples responsabilidades. | A menudo se requiere para gestionar llamadas, saludar a invitados y manejar tareas administrativas simultáneamente. |
| Habilidades organizativas | Mantiene el área de trabajo y las tareas organizadas. | Pregunte sobre los sistemas utilizados en trabajos anteriores para mantenerse organizado. | Ayuda a mantener la recepción y sus tareas asociadas funcionando sin problemas. |
| Competencia técnica | Familiarizado con los sistemas informáticos y telefónicos básicos. | Realice una prueba sencilla o pregunte sobre experiencia técnica previa. | Requerido para tareas como programación de citas e ingreso de datos |
| actitud positiva | Demuestra una conducta amistosa y positiva. | Note el entusiasmo y la positividad durante la entrevista. | Afecta la experiencia de los clientes y crea el ambiente en la oficina. |
| Atención al detalle | Se fija y cuida los pequeños detalles. | Pida ejemplos de cuándo se aplicó esta habilidad en el pasado. | Garantiza menos errores en tareas como tomar mensajes y concertar citas |
| Habilidades para resolver problemas | Capacidad para manejar situaciones inesperadas. | Pregunte cómo han resuelto problemas en roles anteriores. | Ayuda cuando se trata de clientes difíciles o problemas inesperados. |
| Fiabilidad | Consistente y puntual | Consulte las referencias para obtener información sobre confiabilidad. | Garantiza que la recepción siempre cuente con el personal adecuado. |
| Discreción | Puede manejar información confidencial. | Discutir hipótesis y preguntar sobre experiencias pasadas. | Importante para mantener la privacidad de clientes y colegas. |
Si también está considerando otros roles, es posible que desee considerar ¿Qué son las recepcionistas virtuales?
Incorporación y capacitación: Cómo preparar a su nueva recepcionista para el éxito
Establecer un proceso de incorporación que abarque capacitación en políticas de la empresa, herramientas de software y expectativas de servicio al cliente. Esto debería incluir un plantilla de plan de entrenamiento. Para obtener más ayuda, aquí hay una guía sobre cómo incorporar nuevos empleados eficaz, lo cual es fundamental a la hora de considerar cómo contratar a una recepcionista.
Es importante no abrumar a un nuevo empleado con demasiadas cosas a la vez, como aprender sobre un sistema telefónico y también varios tipos de software de la empresa. Si es posible, proporcione un empleado capacitado para que oriente al nuevo empleado. Proporcionar formación continua y apoyo según sea necesario.
Preguntas frecuentes: cómo contratar una recepcionista
¿Qué debe incluirse en el contrato de recepcionista?
El contrato de trabajo debe incluir detalles sobre el puesto de trabajo, compensación (tarifa por hora o salario), horas de trabajo, beneficios (si corresponde), período de prueba (si corresponde) y políticas de terminación.
Asegúrese de que el contrato cumpla con las leyes y regulaciones laborales locales.
Si se planean revisiones periódicas de desempeño, asegúrese de mencionarlo. Además, un nuevo recepcionista debe recibir un manual del empleado.
¿Son una buena idea los recepcionistas temporales o contratados?
Las recepcionistas temporales pueden ser una buena opción cuando necesita cobertura a corto plazo para vacaciones, licencia de maternidad o durante las temporadas altas de negocios.
Se pueden contratar a través de agencias de empleo y brindan flexibilidad en los niveles de dotación de personal.
¿Cuál es el salario por hora de una recepcionista?
La tarifa por hora típica de una recepcionista puede variar según factores como la ubicación, la industria, la experiencia y las responsabilidades. En promedio, los recepcionistas en los Estados Unidos pueden ganar entre $ 12 y $ 20 por hora.
¿Cómo puedo asegurarme de que una recepcionista tenga buenas habilidades de servicio al cliente?
Para garantizar que una recepcionista posea sólidas habilidades de servicio al cliente, es esencial ofrecer capacitación y pautas claras sobre cómo contratar una recepcionista, así como cómo interactuar con los visitantes y las personas que llaman de manera profesional y cortés.
Fomentar la escucha activa, la empatía y la resolución de problemas. Realice revisiones periódicas de desempeño para proporcionar retroalimentación y mejorar las habilidades.
Imagen: Elementos de Envato
Este artículo, “Cómo contratar una recepcionista“fue publicado por primera vez en Tendencias de las pequeñas empresas
