Un administrador de instalaciones es esencial para el funcionamiento eficiente y fluido de diferentes instituciones educativas, hospitales, edificios de oficinas y otros tipos de instalaciones. Hacen una serie de cosas, incluida la supervisión de los programas de mantenimiento y la coordinación de reparaciones.
¿Por qué contratar a un administrador de instalaciones?
Las pequeñas empresas necesitan un administrador de instalaciones dedicado por varias razones.
- Gestionan y crean presupuestos para proyectos de capital, servicios públicos y mantenimiento de instalaciones.
- Se aseguran de que una instalación cumpla con los códigos de construcción y las regulaciones gubernamentales.
- El administrador de la instalación también desarrolla protocolos de seguridad y planes de respuesta a emergencias.
Incluso pueden ser responsables de gestionar los contratos de proveedores y gestionar los presupuestos, así como formar un equipo con contratistas y autónomos para lograr la eficiencia operativa.
Responsabilidades clave de un administrador de instalaciones
Estas son algunas de las tareas que asumen los administradores de instalaciones.
Gestión de equipos
Un administrador de instalaciones mantiene un inventario de los activos y equipos. Desarrollan programas de mantenimiento y plantillas de planes de entrenamiento para reemplazos y actualizaciones en un espacio de oficina o almacén.
Mantenimiento
Desarrollan un plan integral que cubre la infraestructura, el equipo y los sistemas del edificio. El administrador de las instalaciones también supervisa el mantenimiento programado e implementa inspecciones de rutina.
Un administrador de instalaciones también puede cuidar de los contratistas y proveedores responsables del mantenimiento, como se detalla en sus descripción del puesto de gerente de instalaciones.
Limpieza
El administrador de las instalaciones también desarrolla estándares y cronogramas de limpieza. Compran el equipo y los suministros y supervisan al personal de limpieza que brinda servicios de limpieza.
Seguridad
Los expertos en gestión de instalaciones crean un entorno seguro supervisando los sistemas de alarma, control de acceso y sistemas de vigilancia. Si está interesado en aprender cómo contratar a un administrador de instalaciones, comprender estos aspectos es fundamental.
Un administrador de instalaciones también garantiza que se cumplan los procedimientos y políticas relevantes, como determinar si usted o no debería contratar a un miembro de la familia para roles particulares en el negocio.
Contratación de una empresa de gestión de instalaciones
La mejor forma de conseguir un buen responsable de instalaciones es contratando una empresa. A continuación se muestra parte de la información que deberá considerar para incorporar una de estas empresas.
Las características
Una buena empresa debe basarse en datos y tener conocimientos especializados. Una buena empresa de gestión también es rentable. Deberían ahorrarle dinero manteniendo las instalaciones a través de relaciones inteligentes con los proveedores.
También deben tener un conjunto diverso de habilidades que incluya todo, desde seguridad hasta capacidades de HVAC. Ellos pueden guiarte a través cómo incorporar nuevos empleados e intégrelos en sus equipos existentes.
Los beneficios
Contratar una empresa significa que tendrás una asignación eficiente de recursos y costos operativos reducidos. No hay necesidad de capacitación ni contratación interna, y podrá acceder a un equipo de administradores de instalaciones con un amplio conjunto de habilidades.
La elección correcta depende del tamaño de su empresa y de su presupuesto. Usted tiene control y supervisión directos si contrata a un administrador de instalaciones interno. Sin embargo, una empresa de gestión de instalaciones le brinda acceso a una gama más amplia de experiencia. De cualquier manera, la experiencia del administrador de instalaciones debe marcar varias casillas durante el proceso de contratación, incluida la utilización de varios plataformas de trabajo para el reclutamiento.
Cualidades de un buen administrador de instalaciones
| Consideración | Descripción | Por qué es importante | Pasos de acción |
|---|---|---|---|
| Descripción del trabajo | Describir claramente los deberes, responsabilidades y calificaciones. | Establece expectativas y ayuda a atraer a los candidatos adecuados. | Redactar una descripción completa del puesto. |
| Experiencia requerida | Determinar el nivel de experiencia necesario. | Garantiza la capacidad para manejar tareas complejas | Incluir en la publicación de empleo |
| Certificaciones necesarias | Identificar las certificaciones relevantes, si las hubiera. | Valida habilidades y conocimientos. | Verifique los estándares de la industria |
| Habilidades técnicas | Enumere las habilidades técnicas específicas requeridas | Crucial para las tareas del día a día | Identificar y enumerar en la publicación de trabajo. |
| Habilidades blandas | Comunicación, liderazgo, resolución de problemas. | Vital para la gestión de equipos y crisis. | Discutir en entrevistas |
| Paquete de compensación | Decidir salario, beneficios, etc. | Los paquetes competitivos atraen a mejores candidatos | Promedios de la industria de investigación |
| Proceso de entrevista | Decidir rondas de entrevistas, pruebas, etc. | Ayuda a evaluar la idoneidad | Desarrollar una estrategia de entrevista. |
| Verificaciones de antecedentes | Verificar antecedentes, referencias, antecedentes penales. | Garantiza la confiabilidad | Incluir en el proceso de contratación |
| Proceso de incorporación | Plan de formación e introducción. | Ayuda a una integración más rápida en la empresa. | Desarrollar un plan de incorporación integral |
| Métricas de rendimiento | Establecer KPI y métodos para las evaluaciones. | Proporciona estructura para las revisiones de desempeño. | Definir y comunicar al nuevo empleado. |
Estas son las características y características que debes buscar en un administrador de instalaciones superior.
- La experiencia técnica encabeza la lista. Un buen gerente puede proponer soluciones innovadoras en diversos ámbitos, incluidos seguridad y plomería, sistemas eléctricos y HVAC.
- Los altos administradores de instalaciones tienen excelentes habilidades organizativas. Se destacan en la planificación estratégica y en el desarrollo de programas de mantenimiento efectivos.
- Tienen conocimientos sobre el cumplimiento normativo y se mantienen informados sobre las regulaciones federales, estatales y locales.
Un gerente de instalaciones de alto nivel tiene excelentes habilidades de liderazgo que motivan y empoderan a los equipos. Fomentan la excelencia y el desarrollo profesional.
Pasos para contratar un administrador de instalaciones
Utilice los siguientes pasos para contratar al candidato adecuado.
Descripción del puesto de gerente de instalaciones
Establezca claramente los roles, expectativas y calificaciones requeridas para un candidato calificado. El lenguaje debe estar libre de jerga y términos técnicos.
- Deberá resaltar las calificaciones deseables y esenciales en viñetas para que sean fáciles de escanear.
- Proporcione una descripción completa de todos los sistemas, equipos e instalaciones que el candidato deberá administrar.
No olvide resaltar las ventajas y beneficios que se ofrecen, como atención médica y salarios competitivos, así como el formas inusuales de promover una oferta de trabajo.
Dónde encontrar candidatos a gerente de instalaciones
Hay varios buenos lugares para encontrar candidatos.
- En línea, existen plataformas como LinkedIn, Glassdoor e Indeed.
- Las bolsas de trabajo especializadas incluyen BOMA (Asociación de propietarios y administradores de edificios) Centro de carreras
- Encuentre un buen candidato a través de redes de antiguos alumnos y agencias de contratación también.
Revisión del currículum del administrador de instalaciones
Es importante encontrar un candidato que tenga las habilidades especiales, las calificaciones y la experiencia adecuadas para minimizar el tiempo de inactividad y las interrupciones operativas. Puede evitar problemas de seguridad y el incumplimiento de las regulaciones revisando cuidadosamente el currículum de un candidato.
Entrevistar a candidatos a gerente de instalaciones
Hay algunas cosas que un gerente de contratación debe enfocara nosotros durante las entrevistas.
- Las preguntas deben estar bien pensadas y abiertas para fomentar respuestas detalladas.
- Pregunte sobre la comprensión del candidato de las regulaciones relevantes y su conocimiento de equipos y sistemas técnicos.
- Descubra su capacidad para manejar conflictos mediante preguntas basadas en escenarios.
- Pregunte sobre logros y proyectos específicos en los que trabajaron en el pasado. Infórmate sobre el tamaño de los equipos que han dirigido.
No olvides informarte sobre cómo se adaptan a los softwares de gestión y otros avances tecnológicos, y envíanos un carta de rechazo de entrevista si no son los adecuados.
Evaluación de la idoneidad cultural para el nuevo administrador de instalaciones
Es importante que encajen bien con el equipo existente y la cultura empresarial. De esa manera, es más probable que adopten la visión, la misión y los valores de cualquier pequeña empresa.
Un candidato que se alinea bien con la cultura de la empresa es capaz de colaborar eficazmente con departamentos como recursos humanos, finanzas y operaciones. Esto enfatiza la importancia de reducir el sesgo de contratación durante todo el proceso, especialmente al considerar cómo contratar un administrador de instalaciones.
Oferta de trabajo e incorporación
Una oferta de trabajo transparente que detalla los beneficios, la compensación y las responsabilidades ayuda a que todos comprendan lo que se espera. Debe cumplir con las normas y leyes laborales.
Un proceso de incorporación eficaz ayuda a los nuevos candidatos a sumergirse en el entorno, los valores y la cultura de una pequeña empresa. Asignar un mentor ayuda al nuevo administrador de instalaciones a asimilarse rápidamente.
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Preguntas frecuentes: cómo contratar a un administrador de instalaciones
A continuación se presentan algunas preguntas y respuestas comunes al contratar a un administrador de instalaciones.
¿Cuál es la diferencia entre un administrador de instalaciones y un administrador de propiedades?
Un administrador de instalaciones supervisa la infraestructura y los activos físicos de un edificio. Sus responsabilidades incluyen mantenimiento, operaciones, seguridad y cumplimiento. Si está buscando aprender cómo contratar a un administrador de instalaciones, comprender estas funciones clave es esencial.
Un administrador de la propiedad es responsable de toda la propiedad. Eso incluye los edificios y el terreno circundante. Se ocupan de una variedad de funciones diferentes que incluyen relaciones con los inquilinos y asuntos financieros.
¿Cómo garantizan los administradores de instalaciones el cumplimiento de las regulaciones?
Un administrador de instalaciones se mantiene informado sobre los códigos y estándares locales, estatales y federales relevantes. Elaboran una estrategia de cumplimiento integral y realizan auditorías periódicas.
¿Debería un administrador de instalaciones tener certificaciones?
Las certificaciones en este campo significan un alto nivel de experiencia y dedicación para mantener los estándares y el profesionalismo de la industria. Las certificaciones notables incluyen la Gerente de instalaciones certificado (CFM) y el Gerente Certificado de Mantenimiento (CMM).
¿Con qué frecuencia debe proporcionar informes un administrador de instalaciones?
Las pautas generales incluyen:
- Informes de operaciones y mantenimiento de forma semanal o mensual.
- Informes financieros para cubrir gastos y presupuestos de forma mensual o trimestral.
- Informes de estado que evalúan el estado de una instalación una vez al año.
¿Cuál es la diferencia entre un gerente de lugar de trabajo y un gerente de instalaciones?
Un gerente del lugar de trabajo se centra en el entorno laboral para mejorar la satisfacción, la productividad y el bienestar de los empleados. Un administrador de instalaciones se centra en los aspectos operativos de una instalación física, como el mantenimiento o la reparación.
Imagen: Elementos de Envato
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