Es difícil realizar la mayoría de las formas de negocios sin algún tipo de factura. Después de todo, el propietario de una pequeña empresa necesita cobrar el pago de sus clientes y debe documentar sus transacciones para garantizar que eso suceda. Asimismo, los clientes necesitan saber cuánto se les cobra y cuánto pagar. Una factura logra todos estos objetivos.
¿Qué es una factura?
¿Qué es una factura? Una factura es un documento comercial que detalla los artículos por los que un cliente debe pagar. Incluye información como la fecha, el monto total adeudado y una lista de cada artículo facturado junto con su costo individual. Las facturas también suelen incluir condiciones de pago y se pueden crear y enviar en formato electrónico e impreso.
Cómo crear una factura
Es posible que los empresarios sin experiencia y los nuevos propietarios de pequeñas empresas no sepan cómo crear una factura para enviarla a sus clientes. Incluso el propietario de una empresa con experiencia podría querer rediseñar su plantilla de factura. Afortunadamente, es fácil diseñar su propia factura sencilla, ya sea que cree una factura en papel, utilice una plantilla de factura gratuita o utilice un software de facturación. La clave es evitar errores de facturación.
¿Estás buscando crear una factura? A continuación se presentan tres métodos principales que utilizan los propietarios de pequeñas empresas para generar facturas para sus clientes.
Crear una factura en papel
Algunas pequeñas empresas todavía utilizan un sistema de facturación en papel. Si su volumen hace que el papel sea manejable, puede crear una copia maestra de la factura en papel y crear unos cientos de copias para completar a mano. Asegúrese de que su factura en papel incluya la misma información que una plantilla de factura electrónica.
Los siguientes pasos le ayudarán a crear una factura en papel:
- Personalice una plantilla o cree su propia plantilla utilizando el software de su elección. Incluya los detalles de su empresa, como nombre, logotipo, dirección y número de teléfono.
- Deje espacio en su plantilla de factura maestra para personalizar otros detalles en cada factura. Necesitará espacio para información como el nombre del cliente y la información de contacto. Incluya espacios para detalles pertinentes como la fecha, una lista detallada de cargos con descripciones, el monto total adeudado y la fecha de vencimiento.
- Imprima la plantilla de factura en papel y cree copias de la misma. Una pequeña empresa puede necesitar sólo unas pocas copias, mientras que otra empresa puede necesitar cientos de facturas en papel disponibles para su uso.
- Guarde su plantilla para imprimir facturas en papel adicionales según sea necesario.
- Cuando esté preparado para facturar a un cliente, complete los campos de la plantilla de factura en papel ingresando la información del cliente y los detalles de facturación. Esto debe incluir una lista detallada de los cargos, así como el monto total adeudado.
Utilice una plantilla de factura gratuita en línea
En el panorama empresarial actual, numerosas empresas utilizan sistemas de facturación electrónica. Generan sus facturas profesionales en línea y pueden enviarlas por correo electrónico a los clientes o imprimir cada factura completa. Crear una factura es sencillo con las plantillas de factura gratuitas disponibles en línea, y puede encontrar una plantilla de factura de muestra descargable en varios formatos de múltiples fuentes.
Ya sea que esté creando una factura única o planeando enviar facturas recurrentes, puede utilizar las siguientes plantillas de facturas gratuitas en línea:
- Documentos de Google – Los propietarios de pequeñas empresas pueden crear facturas profesionales en minutos con el software gratuito de procesamiento de textos de Google. Simplemente descargue cualquiera de los numerosos programas gratuitos plantillas de factura desde Google Docs y otras plataformas online, personaliza la información, envía el documento y recibe el pago.
- Microsoft Word – Una variedad de plantillas de facturas gratis están disponibles para Microsoft Word. Las plantillas se pueden descargar de Microsoft o de una variedad de otras plataformas en línea, luego editarlas y personalizarlas usando Word antes de enviarlas al cliente.
- Hojas de cálculo de Google – Las plantillas de facturas también se pueden personalizar utilizando un software de hoja de cálculo. Google Sheets presenta una variedad de plantillas de facturas gratiso elija entre una selección aún mayor que ofrecen otras plataformas en línea. Simplemente elige el diseño que más te guste, elige la opción de editar y agrega tus detalles personalizados.
- Excel – Microsoft ofrece gratis plantillas de factura Diseñado para usar con Excel. En lugar de modificar un documento de procesamiento de textos, los usuarios pueden ingresar los detalles de la factura directamente en el software de hoja de cálculo. Puede encontrar plantillas de facturas gratuitas para Excel disponibles en Microsoft y otros sitios web.
- Generador de facturas en línea – Hay numerosos generador de facturas en línea herramientas disponibles para usuarios que buscan una manera fácil de crear facturas. Estos sitios web proporcionan plantillas gratuitas que se pueden personalizar fácilmente con información de facturación y del cliente. Generalmente, no se requieren descargas, lo que permite a los usuarios imprimir o enviar por correo electrónico el documento terminado directamente desde el sitio.
Utilice el software de facturas para buscar plantillas de facturas
El software de facturación y otras herramientas de contabilidad se utilizan ampliamente porque simplifican el proceso de facturación para las pequeñas empresas y ayudan a crear una factura básica. Junto con las plantillas de facturación gratuitas, el El mejor software de facturación para pequeñas empresas. normalmente ofrece una variedad de funciones adicionales, como opciones avanzadas para seguimiento del tiempo, gestión de proyectos y facturas recurrentes. El software de facturación notable que incluye plantillas de factura proviene de proveedores como ZohoQuickbooks, Freshbooks y Wave.
Qué incluir en una factura
Ya sea que estés diseñando una factura desde cero o personalizando una plantilla de factura gratuita, necesitarás incluir información específica. Incluso el mejor software de facturación para pequeñas empresas le permite cambiar lo que hay en la plantilla de su propia empresa. Le diremos qué es necesario, qué es opcional y por qué. Después de todo, si bien algunos detalles como nombres y montos deben aparecer en cada factura, otra información puede ser opcional y variará según el tipo de negocio y servicios que ofrece, así como si se trata de una factura única o múltiple.
¿Busca crear una plantilla de factura eficaz? Asegúrese de incluir todos los detalles relevantes y esta podría ser la última plantilla de factura que necesite crear.
Nombre comercial
El nombre comercial constituye el corazón de la factura. ¿Quién proporcionó los bienes o servicios y a quién debe pagar el cliente?
Logotipo De Empresa
Parte de la marca de su pequeña empresa es el logotipo de su empresa. Representa visualmente a tu empresa en tus facturas incluyendo el logotipo de tu empresa y tus clientes notarán una presentación más profesional. Esto puede mejorar el impacto general de su ejemplo de factura.
Información del contacto
Asegúrese de que las facturas de su pequeña empresa incluyan la información de contacto de su empresa, incluida la dirección, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico y el sitio web de la empresa.
Información del cliente
¿A quién se envía la factura? Las facturas de su empresa también deben incluir la información de su cliente, incluido como mínimo su nombre. Las facturas más profesionales también pueden incluir detalles como la dirección del cliente, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono.
Número de factura
Sin numerar las facturas, es difícil rastrearlas e identificar a quién se le facturó qué y cuándo. Cada factura debe incluir un número único, aunque el sistema de numeración puede variar. Algunas empresas numerarán todas las facturas cronológicamente en el orden en que aparecen, mientras que otras utilizarán un sistema similar pero agregarán un prefijo o extensión que identifique a cada cliente.
Fecha de factura
¿Cuándo se envió la factura? Pueden aparecer varias fechas en una factura, pero como mínimo, cada factura profesional debe tener la fecha de la hora en que se envió al cliente. Asegúrese de que la factura refleje la fecha en que se envió, no la fecha en que se generó originalmente.
Detalles del servicio
¿Qué productos o servicios se entregaron al cliente? ¿Qué se le facturará al cliente? Cada ejemplo de factura incluirá espacio para partidas que detallan los servicios, que deben especificar claramente el producto o servicio prestado.
Fecha de servicio
Si el servicio facturado se produjo en una fecha diferente a la de la factura, es recomendable incluir la fecha del servicio junto con los detalles del servicio.
Descripción
Algunas facturas pueden requerir detalles adicionales que describan el producto o servicio proporcionado. Si se requiere más información, incluya una descripción específica del producto o servicio en la factura debajo de los detalles del servicio.
Tasa de facturación
Si bien algunas facturas solo necesitan un total único, como cuando facturación para un solo producto o servicio, a menudo, se necesita una tasa de facturación para aclarar el monto total adeudado. Por ejemplo, una pequeña empresa que factura servicios por horas querrá que sus facturas reflejen cuánto se facturó por hora y cuántas horas se facturaron. Muchas herramientas de plantillas de facturas de muestra en línea contienen fórmulas automáticas que calcularán los totales en función de las tarifas de facturación ingresadas en el generador de facturas.
Impuestos y Descuentos
Si su empresa debe cobrar impuestos sobre las ventas u otros impuestos dependerá de su localidad y tipo de negocio. Sin embargo, si su empresa debe cobrar impuestos a sus clientes o si tiene descuentos que ofrecer, entonces querrá una sección para detallar estas tarifas y ajustes en su plantilla de factura básica.
Fecha de vencimiento
¿Se requiere que el cliente pague el saldo en una fecha específica? La mayoría de las facturas incluirán una fecha de vencimiento separada de la fecha de la factura, informando al cliente cuándo debe pagar. Incluir una fecha de vencimiento en su factura también envía una señal de urgencia al cliente, lo que ayuda al propietario de la pequeña empresa a cobrar más rápido.
Notas
Agregar pequeños toques personales a las facturas puede ser de gran ayuda para inspirar la lealtad de los clientes. Muchas pequeñas empresas agregarán una nota personal a cada cliente individual al final de su factura, agradeciéndole por su negocio y brindándole información útil, como dónde realizar pagos en línea.
Términos y condiciones de pago
¿Su empresa aceptará pagos con tarjeta de crédito o débito? ¿Hay instrucciones de pago específicas? ¿Qué pasa si un pago se retrasa? ¿Permiten pagos parciales? Estas y otras preguntas similares se pueden responder en la sección de términos y condiciones de pago de una factura.
Cree su propia factura utilizando estos consejos
¿Está su pequeña empresa lista para enviar facturas? Consulte los siguientes consejos que debe recordar al crear facturas para enviar a sus clientes:
- Mantenga su factura simple y fácil de entender. Utilice un lenguaje claro y etiquetas específicas para garantizar que los clientes sepan claramente lo que se les pide que paguen.
- Aclare sus condiciones de pago. Si espera que le paguen en 30 días, asegúrese de especificarlo en su factura. Describa otros detalles de pago, como si se permiten pagos parciales y si acepta tarjetas de crédito.
- Facture con prontitud. Lo más probable es que cuanto más rápido envíe su factura a su cliente, más rápido le pagarán. Siempre que haya entregado los bienes o servicios que se facturan, no es demasiado pronto para enviarlos.
- Acepta múltiples métodos de pago. No todos los clientes pagarán con el mismo método. Aceptar métodos de pago flexibles, incluidas opciones como efectivo, cheque, tarjeta de crédito o débito, Paypal y otras opciones electrónicas, facilitará que los clientes paguen con prontitud.
- Enviar recordatorios. Puede parecer una molestia enviar recordatorios de pago a los clientes después de haber entregado exitosamente sus bienes o servicios, pero considere hacerlo para su propio beneficio. Después de todo, es una tarea que vale la pena si te ayuda pagado antes.
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Este artículo, “Cómo diseñar su propia factura: ejemplos para comenzar“fue publicado por primera vez en Tendencias de las pequeñas empresas
