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Como propietarios y líderes de empresas, a menudo nos encontramos con una variedad de problemas en nuestras organizaciones, pero no Todos los problemas son iguales.
He descubierto que la mayoría de los problemas se dividen en tres niveles, cada uno de los cuales requiere un enfoque diferente para su solución. A continuación, desglosaré los tres niveles para que puedas adaptar las soluciones de tu empresa al tipo de problema adecuado.
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Capa 1: Errores simples
En el caso de los problemas de la capa 1, existe un proceso y la persona involucrada sabe exactamente lo que debe hacer. El problema aquí es que simplemente hicieron un errorA veces nos pasa a los mejores: simplemente cometemos errores.
Cuando surge un problema de nivel 1, lo primero que debe hacer es recordarle a la persona cuál es el proceso correcto. A menudo, basta con un pequeño empujón para que las cosas vuelvan a la normalidad. Este tipo de problemas se pueden solucionar con una breve conversación o un simple recordatorio.
Si este tipo de error comienza a ocurrir con regularidad, es hora de investigar un poco más. Puede que haya algo más en juego: estrés, retirada o incluso agotamiento. En estos casos, es importante abordar la causa raíz en lugar de solo el síntoma. Los problemas persistentes de la capa 1 podrían indicar que el empleado necesita apoyo, ya sea mediante una mejor gestión del tiempo, descansos más frecuentes o abordando cualquier problema personal que pueda estar afectando su trabajo.
Independientemente de los detalles, lo mejor es abordar un problema de Capa 1 rápidamente, idealmente brindando una respuesta dentro de las 24 horas. Cuanto antes lo aborde, más fácil será corregir el rumbo y evitar que el error se convierta en un problema recurrente.
Capa 2: Falta de comprensión
La segunda capa de problemas es un poco más compleja. En el caso de los problemas de la capa 2, existe un proceso, pero la persona no lo comprende del todo. Esto puede suceder por varias razones: tal vez sean nuevos y aún estén aprendiendo, o tal vez su El entrenamiento no fue tan completo Como debería haber sido. De cualquier manera, la raíz del problema es una falta de comprensión, no un simple error.
La solución para un problema de nivel 2 es sencilla: capacitación. Ya sea que se trate de un curso de actualización o de una reunión individual para repasar el proceso nuevamente, el objetivo es garantizar que la persona comprenda plenamente lo que se espera de ella. La capacitación ayuda a cerrar la brecha de conocimiento y equipa al empleado con las herramientas que necesita para tener éxito.
Si un problema de Capa 2 continúa ocurriendo, es una señal de que sus materiales de capacitación (o sus métodos de capacitación) podrían necesitar una actualización. Analice lo que está enseñando en comparación con los resultados que está viendo. ¿Hay lagunas en la capacitación? ¿Hay ciertas partes del proceso con las que los empleados tienen dificultades constantemente? Si es así, tal vez sea el momento de actualizar Actualiza tu entrenamiento Para satisfacer mejor las necesidades de su equipo.
Cuando se trata de abordar un problema de nivel 2, el objetivo es compartir los comentarios en el plazo de una semana. Esto le da tiempo suficiente para reevaluar y volver a capacitar, manteniendo el problema presente en la mente del empleado. Además, considere incluir a otras personas que también podrían beneficiarse de la actualización. Este enfoque proactivo puede ayudar a evitar que surjan problemas similares con otros miembros del equipo.
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Capa 3: Falta de proceso
Por último, tenemos la tercera capa de problemas, que se produce cuando no existe ningún proceso establecido. Si no hay ningún proceso, no se puede esperar que el equipo sepa qué hacer. Los problemas de la capa 3 suelen producirse cuando el negocio ha crecido o cambiado y se enfrenta a nuevos desafíos que no se pueden solucionar. procesos existentes Simplemente no los cubras. Son una gran señal de que es hora de crear o revisar nuevos procesos.
Los problemas de la capa 3 son los más complejos porque requieren que se construya algo desde cero. El primer paso es evaluar la situación y definir lo que se debe hacer. Una vez que se comprende claramente el problema, se puede comenzar a crear un proceso que aborde la cuestión. Esto puede implicar trazar los pasos, asignar responsabilidades y garantizar que el proceso se alinee con los objetivos generales de la organización.
Una vez que el proceso esté en marcha, también es esencial capacitar a su equipo para que sepa cómo ejecutarlo. Es posible que deba realizar talleres, brindar apoyo constante y estar disponible para responder cualquier pregunta que surja.
Si un problema de capa 3 persiste, podría significar que el proceso que creó no es el adecuado para las necesidades del equipo. En este caso, es posible que deba modificar o actualizar el proceso o crear procesos complementarios para cubrir otras partes de la empresa.
Por lo general, se necesitan entre 2 y 4 semanas para evaluar adecuadamente un problema de capa 3, definir y documentar la solución y luego capacitar (y volver a capacitar) a los equipos pertinentes. Puede parecer mucho tiempo, pero vale la pena para garantizar que el proceso sea sólido y que su equipo esté preparado para seguirlo a largo plazo.
Por qué es importante
Comprender las tres capas de problemas es crucial para resolución eficaz de problemas En cualquier organización, no conviene que los directivos piensen demasiado o pierdan demasiado tiempo en resolver los problemas de la capa 1, que deberían ser soluciones rápidas. Por otro lado, no conviene que se apresuren a resolver los problemas de la capa 3, ya que estos requieren una planificación y una ejecución más cuidadosas.
También es importante buscar tendencias. Por ejemplo, si tienes muchos problemas de capa 2, podría ser una señal de que tus métodos de entrenamiento necesitan mejorar. Si ves muchos problemas de capa 1, podría ser el momento de revisar tus Prácticas de contratación o brindar más apoyo a su equipo.
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Al identificar la capa del problema, puede establecer las expectativas correctas en cuanto a la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para encontrar una solución. La próxima vez que se enfrente a un desafío, pregúntese: ¿a qué capa pertenece este problema? Abordarlo con este marco le ahorrará tiempo, esfuerzo y tal vez incluso algunos dolores de cabeza en el camino.
