Las antiguas libretas de direcciones y los rolodexes son cada vez más raros a medida que el mundo se vuelve digital. Además, las libretas de direcciones digitales no son algo que deba comprarse por separado.
Si tienes una dirección de correo electrónico con Google (Gmail), Microsoft (Outlook) o Apple (iCloud), por ejemplo, también se incluye una libreta de direcciones o lista de contactos, como se la suele llamar.
Contactos de Google es el servicio que utiliza Gmail para enviar correos electrónicos. Si se introduce una persona aquí, no es necesario que escriba la dirección de correo electrónico completa manualmente, aparecerá cuando comience a escribir su nombre en el campo A campo.
Pero Google Contacts no solo guarda direcciones de correo electrónico. También puedes agregar cosas como números de teléfono, direcciones postales, códigos postales, fechas de nacimiento y lugares de trabajo. El punto es que puedes mantener todo en un solo lugar y solo tienes que hacerlo una vez.
Los datos incluidos en la lista de contactos no solo los utiliza Gmail, sino también otros servicios. Es decir, puedes buscar la casa de una persona en Google Maps y recibir un recordatorio de su cumpleaños en Google Calendar. También puedes enviar invitaciones a reuniones en Google Meet y compartir documentos en Google Sheets.
Si tienes un teléfono Android, también utilizará los números de teléfono de Contactos de Google para realizar llamadas, y podrás ver quién te está llamando en texto sin formato.
Debido a que Contactos de Google se utiliza ampliamente, es una buena idea asegurarse de que esté siempre actualizado y completo.
¿Cuales son los riesgos?
Tu lista de contactos es valiosa y es importante tener cuidado al compartirla. Esto es especialmente cierto en el caso de las aplicaciones móviles que suelen solicitar acceso a tus contactos.
Por supuesto, también tienes que decidir si quieres dar acceso a Google a tus contactos. Mucha gente lo ve como un problema desde el punto de vista de la privacidad. Como siempre, hay que buscar un equilibrio entre la sencillez y la seguridad, y aquí cada usuario tiene que elegir cómo hacerlo.
¿Cuales son las opciones?
En este artículo, me centraré en la lista de contactos de Google, pero los servicios de la competencia funcionan de manera muy similar.
Por ejemplo, si prefieres utilizar la opción de Microsoft, existe una libreta de direcciones llamada Outlook People. Para utilizarla, navega a www.outlook.com e iniciar sesión. Haga clic en el icono con cuadrados pequeños en la esquina superior izquierda. Haga clic en el Más aplicaciones y seleccione GenteTambién puedes navegar a outlook.live.com/gente.
La configuración es similar a la que describimos aquí para los servicios de Google.
Empezando
Para abrir su lista de contactos, navegue hasta contactos.google.com e iniciar sesión. Para agregar nuevos contactos, toque Crear contacto > Crear un contacto. Complete los datos que se muestran o seleccione Mostrar más.
Ver y editar
Haga clic en el Contactos Para ver su lista de contactos completa, haga clic en una persona para ver sus datos de contacto. Puede cambiarlos a través de Editar en la parte superior derecha y también puedes marcar a alguien como favorito o eliminar el contacto. También puedes agregar una foto de tu contacto aquí.
Verificar interacciones
Al abrir un contacto, también puedes ver tus interacciones en la columna de la derecha. Aquí se muestran, por ejemplo, tus últimos correos electrónicos y archivos que habéis compartido entre vosotros. Por supuesto, puedes hacer clic en ellos para abrirlos en Gmail o Google Drive, por ejemplo.
Destaca tus favoritos
Las personas con las que te comunicas a menudo pueden aparecer destacadas, es decir, en la parte superior de varias listas. Esta función también se denomina Favoritos.
Para destacar a una persona, abre su tarjeta de contacto y haz clic en la estrella que se encuentra en la parte superior derecha. También puedes pasar el ratón sobre el nombre de una persona para que aparezca la misma estrella. Haz clic nuevamente para quitar la estrella.
Trabajo en grupo con etiquetas
Para quienes trabajan en conjunto con otras personas, es una buena idea crear grupos en la lista de contactos. Un grupo, o Etiqueta Como se le llama en el mundo de Google, es una colección de contactos, y lo importante es que puedes interactuar con todos ellos a la vez. Por ejemplo, puedes crear un grupo para la junta de la asociación y otro para tus compañeros.
Cuando quieras enviar correos electrónicos, no tienes que escribir las direcciones una por una. De la misma manera, puedes invitar a todos a una videoconferencia o compartir archivos.
Puede agregar etiquetas a través de la “tarjeta de contacto” de una persona. Presione el botón Etiqueta > Crear una etiqueta o utilizar uno existente que ya se muestra en la lista.
Edición de las etiquetas
Todas las etiquetas se muestran en el encabezado Etiquetas del menú de la izquierda. Haga clic en una etiqueta para ver qué contactos están incluidos aquí. También puede colocar el mouse sobre el nombre de la etiqueta para que aparezcan íconos para cambiar el nombre de la etiqueta y eliminarla.
Unir
Si ha introducido dos veces por error a la misma persona, es fácil fusionarlas. Seleccione los duplicados en la lista de contactos y presione Unir-icono en la esquina superior derecha. También puedes seleccionar Fusionar y arreglar en el menú de la izquierda para hacer esto automáticamente para toda la lista de contactos.
Si tienes una lista de direcciones de otra aplicación, puedes presionar Importar > Seleccione el archivo y localiza la lista. Sigue las instrucciones para importar. También puedes seleccionar Crear contacto > Crear múltiples contactos para agregar muchos a la vez.
Puede resultar tentador eliminar a personas con las que rara vez te comunicas, pero esto es innecesariamente drástico. En lugar de eso, opta por ocultarlas. Ya no estarán visibles en la lista de contactos habitual, pero podrás volver a verlas en cualquier momento.
Para hacer esto, toque los tres puntos a la derecha de un contacto y seleccione Ocultar de los contactosPara encontrar contactos ocultos, toque Otros contactos en el menú de la izquierda.
Utilice Android…
Obtendrás la mejor visión general en tu computadora, pero Google Contacts también está disponible como una aplicación para Android. El diseño es muy similar, aunque está adaptado para una pantalla más pequeña. Si no encuentras la aplicación, puedes buscarla. Contactos de Google A través de la Tienda Google Play.
… o iPhone
La aplicación Contactos de Google solo está disponible para Android, pero si tienes un iPhone o iPad, puedes vincular tu lista de contactos de Google a la de Apple. Aplicación de contactosPara ello, abre Ajustes en tu iPhone/iPad. Aquí tocas en Contraseñas y cuentas > Agregar cuenta > GoogleIngrese su dirección de correo electrónico y contraseña, presione Botón siguiente y siga las instrucciones.
Utilice la agenda telefónica adecuada
Algunos móviles tienen su propia agenda telefónica donde los contactos se almacenan localmente. Esto significa que no terminan en tu lista de contactos de Google y no puedes acceder a ellos desde ningún otro lugar. En otras palabras, cuando te pregunten cómo guardarlos, asegúrate de hacerlo en tu cuenta de Google.
Aumentar la seguridad
Cuanto más trabaje con los distintos servicios de Google, más importante será pensar en la seguridad. Puede aumentarla activando las llamadas Verificación en dos pasosNecesitará un código enviado a su teléfono móvil para iniciar sesión.
Active la función navegando hasta micuenta.google.cominicie sesión y seleccione Seguridadinicia sesión en Google. Presiona el botón Verificación en dos pasos y un asistente comenzará a mostrarte cómo hacerlo.
Tome el control de la automatización
¿Tu lista de contactos incluye personas que no has añadido tú mismo? La explicación es que Google añade automáticamente a las personas con las que has tenido contacto. Si quieres evitarlo, aquí te explicamos cómo:
Cuenta de Google. Navegar hacia micuenta.google.cominicie sesión y seleccione Personas y compartir en el menú de la izquierda. Bajo el encabezado Contactos Puedes apagar Información de contacto de las interacciones y Información de contacto de sus dispositivos.
GmailNavegar hacia www.gmail.com e inicia sesión. Presiona el ícono de configuración en la parte superior derecha y selecciona Ver todas las configuraciones > Configuración general. Ir a Crear contactos para completar automáticamente y seleccione Agregaré contactos yo mismo.
Imprima su libreta de direcciones
¿Te sientes inseguro con solo tener tu lista de contactos en la nube? Puedes optar por imprimirla en papel (o como archivo pdf).
Abrir el Contactos en el menú de la izquierda para ver tu lista de contactos y presiona Imprimir-botón en la esquina superior derecha. Ahora puedes elegir qué imprimir y cómo hacerlo.
Este artículo apareció originalmente en nuestra publicación hermana PC para todos y fue traducido y localizado del sueco.
