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Alguna vez pensé que la clave para un flujo de trabajo eficiente era contratar a las mejores personas para el trabajo. Una nueva generación de empleados y socios comerciales talentosos, orientados a los valores y llenos de potencial parecía ser la receta perfecta para el éxito. Sin embargo, descubrí que incluso con un equipo tan bueno, siempre estaba observando, metiéndome en problemas y apagando incendios más de lo que me hubiera gustado. Fue frustrante. No sólo quería tener un buen equipo sino también un equipo que puede trabajar independientemente y eficientemente con o sin mi intervención.
Entonces, ¿qué faltaba? Adopté un enfoque de prueba y error en un intento por buscar las mejores estrategias que se adaptaran a la tarea en cuestión. No presento aquí estas ideas como meras teorías sino como enfoques prácticos que han sido eficaces para cambiar mi estilo de liderazgo y gestión de equipos. Estos son los cuatro secretos que me permitieron dar un paso atrás y confiar plenamente en mi equipo, sabiendo que son capaces de con cualquier cosa.
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1. Crea un libro de jugadas para cada escenario.
Quizás uno de los momentos más significativos fue comprender la necesidad de un manual. Esta no es una documentación cualquiera: es una guía dinámica y proactiva que prepara a su equipo para cualquier cosa que pueda enfrentar. Es la Biblia de tu equipo, donde todos los procesos, tareas y posibles problemas se describen detalladamente.
El manual no sólo debe centrarse en las actividades principales, sino también abordar escenarios, posibilidades y obstáculos inesperados que interrumpen el funcionamiento normal del negocio. De esta manera, evitará una situación en la que su equipo no tenga idea de qué hacer cuando se enfrente a ciertos desafíos. Tienen un punto de referencia que utilizan para determinar el curso de acción, lo que les permite ser más receptivos.
Sin embargo, no se trata sólo de desarrollar el manual; también se trata de mantenerlo y actualizarlo. Las evaluaciones y modificaciones periódicas garantizan que su equipo esté utilizando los datos más actualizados y útiles. Esto fomenta una cultura de preparación y autosuficiencia dentro de su equipo, que puede trabajar eficientemente por sí solo.
2. Dota de autoridad a tu equipo
El siguiente secreto es darle a tu equipo poder real, del tipo que hace que las cosas sucedan. No se les puede asignar simplemente trabajo; se les debe permitir tomar decisiones por sí mismos. Esto fue un gran alivio para mí: cuando los miembros del equipo comprenden que tienen el poder de tomar decisiones sin tener que consultar a otros todo el tiempo, asumen sus responsabilidades de manera liberadora.
la esencia de empoderamiento no está sólo en el proceso de delegación sino en el proceso de encomendar. En otras palabras, su equipo debe confiar en su apoyo a las decisiones que toman y usted debe tener confianza en las decisiones que toma su equipo. Esta confianza mutua es lo que facilita que los equipos responder a las crisis de manera rápida y eficiente. Cuando surja un problema, su equipo no quedará atrapado en un dilema. En cambio, estarán preparados y dispuestos a tomar las medidas adecuadas lo antes posible.
Esto debe ir de la mano de una definición clara de las autoridades conferidas a cada miembro de los respectivos equipos. ¿Qué decisiones pueden tomar de forma independiente? De esta manera, usted establece los límites dentro de los cuales su equipo puede actuar libremente pero aún así estar en armonía con la estrategia y los objetivos generales de la organización.
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3. Implementar un protocolo de “Primera Respuesta”
Una de las intervenciones más efectivas que implementé fue el modelo de “Primera Respuesta”. Esto incluye el nombramiento de alguien o un grupo de personas para manejar cualquier problema como socorristas. El objetivo es minimizar los cuellos de botella y garantizar que los problemas se resuelvan lo antes posible, sin que todo dependa del director general.
Así es como funciona: el gerente de primera línea es quien se espera que evalúe y maneje el problema una vez que ocurre. Tienen el poder de tomar decisiones inmediatas para resolver el problema o, si es necesario, llevarlo al siguiente nivel. Este protocolo no sólo agiliza el tiempo de respuesta sino que también equilibra la carga de trabajo entre los miembros del equipo para que ninguna persona en particular se sobrecargue.
En otras palabras, es importante asegurarse de que todos en la organización comprendan qué hacer en caso de un incidente y cómo hacerlo. Es importante que todos los empleados comprendan quién es la persona a quien acudir cuando se trata de diversos asuntos, y dichas personas deben estar equipadas con el conocimiento y las herramientas para manejar las situaciones de manera efectiva. Este enfoque ayuda a crear una sentido de propiedad dentro del equipo porque todos se dan cuenta de que los asuntos se están manejando de manera efectiva y sin demoras indebidas.
4. Establecer un circuito de retroalimentación continua
Por último, pero no menos importante, crear un cultura de retroalimentación es crucial para crear un equipo capaz de afrontar cualquier desafío. No se trata de una evaluación anual; se trata de una conversación continua donde los procesos se examinan y mejoran periódicamente en función de la práctica.
Su equipo está sobre el terreno, inmerso en los detalles que son exclusivos de su empresa. Están en mejor posición para detectar áreas que requieren cambios y señalar áreas de preocupación que necesitan atención antes de que se intensifiquen. De esta manera, la retroalimentación será un componente constante de su negocio, lo que significa que sus procesos siempre se adaptarán a las nuevas condiciones.
Es importante señalar que este circuito de retroalimentación debe establecerse y seguir un patrón determinado. Este sistema puede incluir reuniones de equipo diarias o semanales, reuniones individuales e incluso sugerencias que pueden enviarse de forma anónima. La idea es construir una cultura que sustente mejora continua y no lo ve como la excepción sino como la norma. Cuando los empleados comprenden que su contribución es apreciada y considerada al tomar decisiones organizacionales, tienden a estar más comprometidos con el éxito de la organización.
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Crear un equipo capaz de abordar cualquier situación no es un proceso que se pueda lograr en poco tiempo. Significa tomarse tiempo y esfuerzo para garantizar que su equipo esté adecuadamente preparado y equipado para manejar los cambios. Estos son los cuatro secretos que debes seguir si quieres quitar las manos del volante y dejar que tu equipo haga su trabajo.
